Als Grundlage jeder Optimierung werden alle Prozessbestandteile des Projektes aufgedeckt, deren Einzelschritte und Verantwortungen. Diese IST-Analyse dient zur Eruierung von Problemfeldern.
Einzelne Schritte werden unabhängig von Zeitfaktoren so grob wie möglich und so fein wie nötig definiert. Im Fokus liegen Zwischenergebnisse, die für folgende Prozessschritte notwendig sind.
Ist der Prozess in einzelnen Schritten beschrieben, kann er in seiner Organisation ausgestaltet werden. Dabei werden unter anderem die notwendigen Werkzeuge und Verantwortlichkeiten definiert.